Im Frühjahr 2020 waren viele Büroräume plötzlich verwaist, jetzt füllen sie sich wieder. Klar ist: Die Arbeitswelt hat sich durch die Pandemie nachhaltig verändert. Die Entwicklung unserer Buchungsapp DeskHero soll nun wieder einen flexiblen Einstieg in den Büroalltag ermöglichen.
Wie wir bei PIO den Übergang aus dem Homeoffice ermöglichen
Auch wir beschäftigen uns mit den neuen Begebenheiten und Ansprüchen an das Arbeitsumfeld. Wie soll Büroarbeit in Zukunft aussehen? Uns ist bewusst, dass wir mehr Räume schaffen, Sicherheit vermitteln und zugleich ein Zusammenarbeiten ermöglichen müssen, das in puncto Effizienz dem Zustand vor der Pandemie entspricht. Unsere Mitarbeiter*innen vermissen das Büro, ihre Kolleg*innen und die zwischenmenschlichen Interaktionen. Wie wir ihnen die Bürorückkehr mit einem eigens entwickelten Software-Tool erleichtert, erklären wir in diesem Beitrag.
Der digitale Sitzplan fürs Büro
Wir haben den Weg in eine hybride Arbeitswelt vorbereitet. Was bedeutet das konkret? Mit externen Expert*innen haben wir eine Software entwickelt, die unserem Team größtmögliche Sicherheit und Planungsfreiheit gibt. DeskHero ist ein Tool, um die eigenen Büroräume als 2D-Plan abzubilden und mit Sitzplätzen zu versehen. Dank Abstandsmessungen können die Plätze direkt richtig positioniert werden. Es können Stockwerke eingerichtet und Räume benannt werden. So haben wir unser Büro komplett digital verfügbar gemacht – das System kennt man von Platzbuchungen aus dem Kino oder von Bahnreisen. Die PIO-Mitarbeiter*innen loggen sich über die Web-Plattform oder über Microsoft Teams ein und buchen ihre Plätze stunden-, tage- oder wochenweise. Auch Konferenz- und Workshopräume lassen sich auf diese Weise unkompliziert buchen.
Bestmögliche Sicherheit durch Kombination mit der Corona-Warn-App
Wir haben DeskHero mit der Corona-Warn-App gekoppelt und so einen Check-In ermöglicht. In dieser Kombination haben wir die bestmögliche Sicherheit erreicht. Unsere Mitarbeiter*innen prüfen mittels DeskHero, ob und wie viele Plätze gerade verfügbar sind. Auf dieser Basis können sie entscheiden, ob sie einen Platz buchen und ins Büro kommen oder im Homeoffice bleiben möchten. Ist es für den eigenen Geschmack zu voll, bleibt man daheim. Braucht jemand einen Workshopraum, sind die Anmeldung und Tagesbuchung ab sofort vollkommen unkompliziert – denn es wird direkt deutlich, welche Räume und Plätze bereits belegt sind.
DeskHero ist zudem kein Tool, das lange Erklärungen erfordert: Unser Team nutzt es seit dem ersten Tag ohne Probleme.
Großes Interesse aus der Agenturwelt führt zur Öffnung für alle
Ende Mai 2021 hat Managing Partner Benedict Rehbein DeskHero beim Pitch-Wettbewerb des „HR MeetUp Leipzig“ als Idee für die Rückkehr ins Büro vorgestellt. Das Interesse war groß. Wir holten mit DeskHero an diesem Abend nicht nur den Pitch-Sieg, sondern nahmen auch viel Inspiration für die zukünftige Verwendung mit. Immer mehr Unternehmen, darunter Agenturen mit innovativen bzw. flexiblen Arbeitsplatzgestaltungen, fragen nach der Möglichkeit, selbst ein solches Tool einzusetzen. Darum haben wir beschlossen, DeskHero auch anderen zugänglich zu machen.
DeskHero für Unternehmen: Microsoft Teams und Corona-Warn-App integriert
Ab sofort können Unternehmen das Tool nutzen und ihren Mitarbeiter*innen den Weg ins Büro ebnen. Wir haben die Funktionen von DeskHero ausführlich beschrieben und öffnen das System nun auch für andere. Die Integration in Microsoft Teams ist bereits vollzogen, die Corona-Warn-App für Check-Ins integriert. Weitere nützliche Funktionen werden folgen, sobald noch mehr Unternehmen den Einsatz in Angriff nehmen. Das Angebot halten wir daher bewusst niedrigschwellig: Agenturen und Unternehmen bekommen DeskHero als Einstiegsoption für sechs Monate zu einem niedrigen Festpreis und können sich somit erst einmal organisieren.
Was sind die Vorteile von DeskHero?
- Planbarkeit der Bürobelegung
- Sicherheit durch Abstandsregelungen
- Flexibel und bequem dank Web-App
- QR-Check-in via Luca-App und Corona-Warn-App
- Einfache Administration
- DSGVO konform
- Hosting in Deutschland
Wir wollen, dass unsere Mitarbeiter*innen stets mit einem guten Gefühl unterwegs sind. Dazu gehören auch eine gute Planung der Bürozeiten und technische Lösungen wie DeskHero. Weil wir dadurch auch dazu beitragen, dass Familien sich besser organisieren und das Gesundheitsrisiko möglichst gering halten können, hat DeskHero unter anderem die Stadt Leipzig überzeugt: 2021 wurde PIO für sein Engagement rund um die Mitarbeiter*innen und deren Familien mit dem „Familienfreundlichkeitspreis der Stadt Leipzig“ ausgezeichnet.